Nie wieder übersehen: E-Mail-Tipps speziell für Frauen
Hast du manchmal das Gefühl, dass deine E-Mails in der Flut von Nachrichten untergehen? Besonders als Frau kann es herausfordernd sein, die Aufmerksamkeit zu erhalten, die du verdienst. Warum das so ist und wie du in deinen E-Mails sichtbarer wirst, erfährst du hier.
Als Frauen begegnen wir einzigartigen Herausforderungen, wenn es darum geht, in der beruflichen E-Mail-Kommunikation sichtbar zu sein. Vielleicht hast du es selbst schon erlebt: Deine Nachrichten werden übersehen oder nicht mit der gleichen Dringlichkeit behandelt wie die deiner männlichen Kollegen. Warum ist das so?
Gründe für eine niedrigere Sichtbarkeit
Frauen wurde Zurückhaltung gelehrt
Ein Grund kann in den jahrhundertealten gesellschaftlichen Strukturen liegen, die unsere Kommunikationsstile geprägt haben. Frauen wurden historisch dazu ermutigt, zurückhaltender und umsichtiger in ihrer Ausdrucksweise zu sein.
Dies kann dazu führen, dass unsere Stimmen weniger durchsetzungsstark wirken – oder unsere Beiträge in der Flut von Nachrichten untergehen.
Keine nonverbalen Signale möglich
Dazu kommt, dass E-Mails keine Möglichkeiten bieten, nonverbale Signale zu transportieren. Ohne die Unterstützung von Mimik und Gestik muss sich unsere Präsenz allein durch Worte ausdrücken. Dies erfordert eine klare, selbstbewusste Sprache und eine Strategie, die unsere Sichtbarkeit erhöht.
Die Frage ist deshalb: Wie kannst du in deinen E-Mails hörbarer werden? Damit deine Botschaften nicht mehr übersehen werden? Die folgenden 5 Tipps helfen dir dabei:
5 Tipps für mehr Sichtbarkeit in E-Mails
1. Klare und selbstbewusste Sprache
Gerade in der weiblichen Korrespondenz sehen wir oft den Konjunktiv II. Dieser klingt allerdings unterwürfig und macht dich klein. Wenn du ihn weglässt, strahlst du hingegen Selbstvertrauen und Entschlossenheit aus. Ein paar Beispiele:
Lieber nicht
Ich würde mich freuen, wenn Ihnen mein Angebot zusagt.
Besser
Ich freue mich, wenn Sie «Ja» zu meinem Angebot sagen und wir bald die Details besprechen.
Lieber nicht
Ich wäre froh, wenn Sie mir in den nächsten Tagen antworten könnten.
Besser
Ihre Antwort in den nächsten Tagen schätze ich sehr. Vielen Dank.
2. Persönliche Worte statt Floskeln
Verleihe deinen E-Mails gerne auch eine persönliche Note. Zeige, wer du bist, und hebe deine Einzigartigkeit hervor. Dies hilft dabei, dich von anderen abzuheben.
Du kannst beispielsweise eine individuelle Grussformel erstellen. Überlege dir dabei, welchen Gruss anstelle von «Freundliche Grüsse» für dich passt. Ich verwende beispielsweise gerne Grussformeln wie:
- Freundlich grüsst Sie an den Bodensee
- Herzliche Grüsse zur Wochenmitte
- Bis bald – ich freue mich auf unser Treffen am Bildschirm.
- Herzlich grüsst dich aus dem Schreib-Atelier
Auch hilft es, wenn du dir für die alltäglichen Floskeln und Standardsätze ein paar Alternativen überlegst. Ich schreibe beispielsweise nie: «Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung». Stattdessen habe ich mir diese Sätze überlegt:
- Bei Fragen bin ich nur einen Anruf entfernt: 078 654 41 81.
- Ihre Fragen zu (Thema) sind herzlich willkommen.
- Haben Sie eine Frage zu (Thema)? Ich höre oder lese gerne wieder von Ihnen.
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3. Einsatz von Farben und Branding
Wie sehen deine E-Mails optisch aus? Mit Farben kannst du die Wiedererkennbarkeit stärken. Du kannst beispielsweise deine Branding-Farben für deine Kernbotschaft oder Links einsetzen. Auch dein Logo lässt sich sichtbar platzieren: zum Beispiel am Anfang der E-Mail oder in der Signatur.
Ich gehe sogar noch einen Schritte weiter: So nutze ich sehr gerne Tabellen in meinen Brandingfarben für E-Mails. Oder ich wiederhole den Betreff am Anfang meiner Nachricht und verleihe diesem meine Farben.
4. Dein Bild in der Signatur
Für einen starken Wiedererkennungseffekt kannst du die Signatur mit deinem Porträtbild ergänzen. Dies gibt der anonymen digitalen Welt ein Gesicht. Wenn du zudem dasselbe Bild nutzt wie auf deinen Social-Media-Kanälen, erkennt man dich auf den ersten Blick.
Ich persönlich nutze diese Art Signatur schon seit Jahren – und erhalte immer wieder positives Feedback dafür.
5. Direkte und offene Kommunikation
Scheue dich nicht, direkt und offen zu kommunizieren. Klar formulierte Fragen und das Einfordern von Feedback schaffen Verständlichkeit und öffnen den Raum für Dialog. Dies zeigt ausserdem, dass du an einer echten Kommunikation interessiert bist und wertschätzt die Meinung deines Gegenübers. Ein paar Beispiele:
Lieber nicht
Ich hoffe, dass meine Antwort für sie nützlich ist.
Besser
Wünschen Sie weitere Informationen? Dann melden Sie sich gerne wieder bei mir.
Lieber nicht
Falls Sie Änderungswünsche haben, lassen Sie mich das bitte wissen.
Besser
Wie wirkt mein Vorschlag auf Sie? Ihr Feedback ist herzlich willkommen.
Lieber nicht
Könnten Sie mir vielleicht die Unterlagen zukommen lassen?
Besser
Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis zum Mittwoch – vielen Dank.
Zusatztipp: mein neues Buch
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Zusammenfassung
Indem du diese 5 Tipps beherzigst, wirst du in der digitalen Welt sichtbarer. Zudem stärkst du dein Selbstbewusstsein und deine professionelle Präsenz. Du bist eine Fachperson und deine Worte haben Gewicht. Trau dich, dies auch in deinen E-Mails zu zeigen. Gutes Gelingen!