3 Basics, um kompetent zu führen
Hast du dich immer wieder für deine Mitarbeitenden eingesetzt – warst aber leider erfolglos?Jetzt hast du schon so viel erreicht, bist fachlich top und trotzdem hast du keine Zeit für dich, fühlst dich innerlich getrieben und bist mit schwierigen Mitarbeitenden gefordert. Du fragst dich, was wäre der Hebel, um das Ganze leichter zu gestalten?
Ja, da kann ich dir helfen! In diesem Blogpost findest du 3 Basics, die dich effektiv und zeitnah weiterbringen.
1. Du brauchst Mitarbeitergespräche
Die Fehlannahme
„Die kommen dann schon, wenn sie etwas brauchen.“ „Meine Tür steht immer offen, die können reinkommen, wenn sie etwas brauchen.“
Solche Sätze höre ich immer wieder von Führungspersonen. Und auch wenn das so ist, finden Gespräche viel zu oft zwischen Tür und Angel statt. Aber mal ehrlich – würdest du deinem Vorgesetzten zwischen Tür und Angel mitteilen, dass du dir überlegst die Stelle zu wechseln, wenn es so weiter geht? Würdest du bei einem Kaffee, bei dem noch weitere Mitarbeiter mithören, erzählen, dass du im Moment recht erschöpft bist oder eine Ehekrise hast? Dass unser Menschsein mit unseren Höhen und Tiefen einen grossen Einfluss hat auf die Arbeitsleistung wird unterschätzt.
Und trotzdem höre ich in jeder zweiten Beratung von Führungspersonen, dass sie keine Zeit für Mitarbeitergespräche haben. „Die Mitarbeiter regulieren sich selbst. Die wissen ja schon, was von ihnen verlangt wird.“ Deine Erwartungen als Führungsperson sind nicht für jeden gleich, richtig? Ist nicht die Grundlage von Führung die Beziehung zu deinen Mitarbeitenden? Und das ist die Grundlage für die Beziehung deiner Mitarbeitenden zu den Kunden?
Wie es wirklich ist
Ganz klar: Beziehungen gelingen nicht einfach so. Das hast du sicher auch schon in deinem privaten Kontext gemerkt. Beziehungen brauchen Pflege. Sie sind etwas sehr Fragiles, Wertvolles und Einzigartiges.
Der Ursprung von Führung ist im Management Development Prozess gut beschrieben. Kurz zusammengefasst lässt sich festhalten: Durch regelmässigen Austausch in Form eines Mitarbeitergesprächs werden Ziele gefunden und verfolgt, mit denen jeder dazu beiträgt, eine Aufgabe möglichst effektiv und effizient zu erfüllen. Schließlich gehen wir auch deswegen gerne arbeiten, damit unsere Fähigkeiten, Kompetenzen und Erfahrungen gesehen und gehört werden.
Das bringen regelmässige Mitarbeitergespräche:
- Es wird Vertrauen aufgebaut, gerade durch die Regelmäßigkeit. Denn du siehst deinen Mitarbeiter in guten und weniger guten Zeiten, mit seinen Stärken und Herausforderungen.
- Regelmässige Mitarbeitergespräche haben einen Einfluss auf die Gruppendynamik. Wenn deine Mitarbeiter wahrnehmen, dass jeder einmal im Monat ein Gespräch mit dir hat, entsteht ein Gefühl von Gleichwertigkeit und das nehmen sie wahr, wenn auch nicht völlig bewusst.
- Mit einem Mitarbeitergespräch kannst du als Führungsperson einen Prozess begleiten und dadurch eine verbindliche Beziehung aufbauen.
Ein konkretes Beispiel: beim ersten Gespräch gibst du einem Mitarbeiter den Auftrag, sich ein Ziel zu überlegen. Beim nächsten Mal besprecht ihr dieses Ziel. Es gibt die Möglichkeit, Fragen zu stellen und das Ziel gemeinsam zu entwickeln. In den darauffolgenden Terminen fragst du nach, wie es mit der Zielerreichung läuft. Dadurch förderst du die Selbstkompetenz des Mitarbeiters und hast mehr Zeit für strategische Aufgaben. Dein Mitarbeiter wird seine Themen künftig sammeln und dich nicht zusätzlich ansprechen, weil er ja weiß, dass ein nächstes Gespräch folgt.
Der Beziehungsaspekt einer Kommunikation ist dem Inhaltsaspekt grundsätzlich übergeordnet. Vielleicht hast du das auch schon bei dir bemerkt – deine Mitarbeiterqualifikation hat nur Wirkung, wenn du vorher mit deinem Vorgesetzten gut im Kontakt warst.
Beziehung geht allem vor! Anerkennung und Kritik wirken nur dann. Dort wo Beziehung gelingt ist Entwicklung möglich und genau das möchtest du ja als Führungsperson für dich und dein Team.
Ausserdem ist ein gutes Leben nämlich an die Erfahrung von Resonanz gebunden – das sich aufeinander einschwingen. Manchmal gelingt es, manchmal nicht.
Durch regelmässig, professionell gestaltete Gespräche gelingt es immer besser. Solche Resonanzräume werden durch kompromisslose Effizienz verdrängt. Sie sind aber essentiell. Du kannst mit Mitarbeitergesprächen dazu beitragen, deinen und den Alltag deiner Mitarbeitenden zu verlangsamen. Das passiert automatisch, wenn wir gut im Kontakt sind mit anderen Menschen.
Was das für dich bedeutet
- Investiere in die Gestaltung deiner Mitarbeiterbeziehung. Beginne in einem für dich stimmigen Rhythmus, Gespräche zu führen. Mindestens sechs Termine pro Jahr sind empfehlenswert. Falls du 100 % Führungskraft bist, sind monatliche Gespräche ideal.
- Plane die Gespräche im Voraus. Mache es dir leicht mit einer Jahresplanung.
- Natürlich ist es auch hilfreich, das Gespräch an sich vorzubereiten. Was sind deine Gesprächsziele? – dein roter Faden durch das Gespräch.
- Professionalisiere deine Gespräche, indem du dir anschließend an das Gespräch drei Fragen stellst:
- Was ist mir gelungen?
- Was war die Herausforderung?
- Was mache ich beim nächsten Mal anders?
So erleichterst du einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess.
Wenn du selbst immer wieder ähnliche Schwierigkeiten hast, dann ist es sinnvoll einen Führungscoach beizuziehen, um nicht wieder den gleichen Fehler zu wiederholen.
Letztendlich wirkt in Gespräche deine Grundhaltung, die du zu deinem Gegenüber einnimmst. Das ist atmosphärisch gut spürbar. Führe also die Gespräche so, dass sie auch dir Freude bereiten und dadurch inspirierend wirken.
2. Du brauchst Reflexionsroutinen
Die Fehlannahme
„Ich habe es doch gut gemeint!“ „Warum passiert mir das schon wieder?“ Kennst du solche inneren Dialoge?
Bist du auch schon in einem Gespräch ins Fettnäpfchen getreten und warst kurz vorher der Überzeugung gut vorbereitet zu sein? Im Alltag verlieren wir aufgrund des hohen Tempos ganz schnell den Zugang zu uns selbst. Wir denken oft, alles im Griff zu haben, alles kontrollieren zu können.
Wie es wirklich ist
Das wohl grösste Dilemma in der Führung, ja allgemein des Menschseins, ist das mit der positiven Absicht und einer nicht dazu passenden Wirkung. Jede Führungsperson verfolgt aus ihrer Sicht gute und positive Absichten. Die Wirkung ist oft nicht im gleichen Ausmass positiv. Weshalb? Wir haben alle einen sogenannten blinden Fleck. Einen Anteil unseres Verhaltens, den wir selbst wenig, andere Menschen viel deutlicher wahrnehmen.
Und dann gibt es ja noch den unbewussten Anteil in uns, der weder uns noch anderen unmittelbar zugänglich ist. Dazu gehören verborgene Talente und ungenützte Begabungen und natürlich auch negative Eigenschaften, die uns einengen und uns Energie rauben.
Reflexion hilft uns, unser Selbstbild dem Fremdbild näher zu bringen. Diese Selbsterkenntnis hilft auch das Verhalten der Mitarbeitenden besser zu verstehen und kann zu einer positiven Veränderung von Beziehungen führen. Es entsteht dann oft mehr Toleranz durch „weniger bewerten“ und „mehr führen.“
Was das für dich bedeutet
- Statt ständig gegen das Gefühl zu kämpfen, dem ausgeliefert zu sein, brauchst du kurze Momente von Stille. Kurze Momente einer einfachen, zu dir passenden Reflexionsroutine. Glaub mir, wir brauchen tägliche Erinnerung an das, was uns wirklich wichtig ist.
- Ich kann dir auch empfehlen regelmässig mit anderen Führungspersonen zu reflektieren, um durch das Feedback anderer, deine blinden Flecken zu erkennen. Reflexionsroutinen für dich selbst oder in der Gruppe, führen zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Eine Weiterentwicklungsform, die viele Unternehmen pflegen, da sie nachhaltig zur Qualität deiner Beziehungen beiträgt und somit eine bessere Arbeitsleistung möglich macht. Ausserdem werden diese Routinen zu deiner Konstante. Und du wirst sehen, dass dadurch die Hochs und Tiefs in deinem Leben nicht mehr so stark ausschlagen.
3. Du kennst systemische Führungsprinzipien
Die Fehlannahme
„Ich bin als Führungsperson nicht in meiner Kraft.“ „Mein Chef unterstützt mich nicht.“ „Meine Mitarbeitenden machen nicht was ich sage.“
Das sind häufige Beweggründe, wenn Führungspersonen zu mir in die Beratung kommen. Es gibt typische Verhaltensweisen der Menschen in komplexen Systemen. Oft denken wir zu eng. Nicht alles ist so, wie es scheint. Es werden offen formulierte Normen nicht eingehalten und stattdessen nach verdeckten Normen gearbeitet. Auch schon erlebt?
Selbst bei Konflikten ist oft der Fokus nur direkt auf die streitenden Parteien gerichtet.
Wie es wirklich ist
Ich werde oft gerufen, wenn Konflikte sich wiederholen oder Streitende sich zutiefst entwürdigen. Ein Konflikt wird meist auf einer anderen Ebene gelöst, als er stattfindet!
Und wenn ich dir etwas vom Wichtigsten aus meiner langjährigen Beratungstätigkeit sagen kann ist – dass bei 90% aller Konflikte sich Unklarheiten in der Organisationsstruktur befinden.
Du bist als Führungsperson Teil einer komplexen Arbeitsorganisation mit verschiedenen Systemebenen. Ganz am Anfang, so die ersten drei Monate einer neuen Anstellung, nehmen wir gut wahr, wie in der neuen Unternehmung gearbeitet wird. Danach werden wir systemblind. Und es gibt Dinge, die du nicht mehr alleine erkennen kannst.
Was das für dich bedeutet
- Gönne dir ab und zu einen Blick von aussen auf dich und deine Arbeitsorganisation, in Form einer Leadership Gruppenreflexion oder eines Führungscoachings. Grundsätzlich: Du darfst und sollst über Erfahrung lernen. Setze den Fokus bewusst auf Gelingendes, frage weshalb es gelingt und konzentriere dich weniger auf die Defizite.
- Achte darauf, dass du ein aktuelles Organigramm hast. Das ist ein völlig unterschätztes Führungstool! Die Ordnung deines Organigramms hilft allen Beteiligten ihre Rolle bewusst wahrzunehmen. Zeige es an einer Teamsitzung, und beantworte Fragen dazu. Eine ganz einfache, sinnvolle Massnahme einer Teamentwicklung und dazu von den Mitarbeitenden gewollt. Beim gemeinsamen Betrachten wird bewusst, wie ihr in Beziehung steht zueinander. Das hat auf die Qualität eurer Kommunikation einen grossen Einfluss.
- Halte die Stellenbeschriebe aktuell und bespreche sie immer mal wieder in einem Mitarbeitergespräch. In diesem Gespräch besprichst du deine Erwartungen zu den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung der Funktion deines Mitarbeitenden. Klar formulierte Erwartungen, werden gerne erfüllt!
- Sei dir bewusst, dass in einer Organisationshierarchie, Erwartungen von oben nach unten formuliert werden müssen. Betonung wirklich auf müssen. Die Mitarbeitenden haben das Bedürfnis danach. Von unten nach oben können Wünsche formuliert werden.
- Mache dir Gedanken über den Sinn in deiner Aufgabe als Führungsperson. Auch lohnt es sich mit den Mitarbeitenden über den Sinn ihres Handelns nachzudenken. Sinn stellt einen größeren Zusammenhang dar, der unserem Handeln Bedeutung gibt.
Fazit:
Diese drei vorgestellten Basics beeinflussen sich gegenseitig und bringen dir in dieser Kombination Erleichterung in verschiedenen Bereichen. Du wirst mehr Zeit für Dich haben, wirst mehr agieren und weniger reagieren. Und zu guter Letzt wirst du eine positive Veränderung in den Beziehungen zu deinen Mitarbeitenden wahrnehmen.
Während des Schreibens ist mir bewusst geworden, dass Basic 3 ein ganz wichtiges Basic ist, und noch viel, viel mehr. Dahinter liegt viel verborgen…dazu später mehr.